El Efecto McFly: Cómo elegir la acción correcta antes de que sea tarde

En las películas de Volver al Futuro, MartyMcFly debía tomar decisiones rápidas que podían cambiar radicalmente el presente y el futuro. Algo muy parecido pasa en las MiPyMes mexicanas: todos los días, los dueños y gerentes sienten que deben “salvar el día” resolviendo múltiples problemas al mismo tiempo. La tentación de atender lo urgente por encima de lo importante es enorme, pero hacerlo de forma desordenada puede dejar el negocio atrapado en un ciclo de apagafuegos… sin avanzar hacia el futuro deseado.

En columnas anteriores hemos hablado sobre reingeniería de procesos,automatización y uso de indicadores estratégicos para orientar la acción. Ahora, vamos a unir esas ideas y enfocarnos en una habilidad crítica para cualquier empresa: la priorización efectiva.

Urgente vs. Importante: No son lo mismo

Stephen Covey, en su famoso marco de administración del tiempo, nos recuerda que “lo urgente no siempre es importante, y lo importante no siempre es urgente”.

Urgente: Requiere atención inmediata. Ejemplo en una MiPyMe: un cliente que amenaza con cancelar un pedido si no se entrega hoy.

Importante: Contribuye al logro de objetivos a largo plazo. Ejemplo: desarrollar un nuevo canal de ventas online para crecer en el próximo año.

El problema es que muchas MiPyMes viven en el Cuadrante de la urgencia todo el tiempo, dejando poco espacio para lo importante. Esto provoca estancamiento, pérdida de oportunidades y estrés crónico en el equipo.

Herramientas para decidir: Matriz de Eisenhower y puntajes de priorización

1. La Matriz de Eisenhower

Se trata de un esquema sencillo dividido en cuatro cuadrantes:

1. Importante y Urgente → Hazlo de inmediato.
2. Importante pero No Urgente → Planifícalo y prográmalo.
3. No Importante pero Urgente → Delegar si es posible.
4. No Importante y No Urgente → Eliminar o ignorar.

Ejemplo para una pequeña cafetería:

• Cuadrante 1: La máquina de espresso se descompuso justo antes de la hora pico.
• Cuadrante 2: Capacitación del personal en atención al cliente.
• Cuadrante 3: Proveedor pidiendo confirmación de un pedido menor que puede manejar el asistente.
• Cuadrante 4: Leer un boletín genérico que no aporta al negocio.

2. Puntajes de priorización

Cuando tienes varias iniciativas estratégicas, puedes asignarles un puntaje usando criterios como:

Impacto en ingresos, clientes o eficiencia (1-5).

Esfuerzo requerido (1-5, siendo 1 poco esfuerzo y 5 mucho).

Urgencia real (1-5).

El cálculo básico puede ser:

Esto te permite ordenar objetivamente las iniciativas y evitar que las decisiones se tomen solo por intuición.

Aterrizándolo a las MiPyMes mexicanas

Supongamos que tienes una pequeña empresa de distribución de refacciones automotrices. Tu lista de pendientes incluye:

1. Implementar un sistema de inventario digital.
2. Negociar con un nuevo proveedor.
3. Rediseñar tu página web.
4. Capacitar a los vendedores en cierre de ventas.
5. Resolver el retraso en entregas de la última semana.

Si aplicas la Matriz de Eisenhower, el retraso en entregas (urgente e importante) se atiende primero. Luego, capacitaciones y rediseño web se programan para el corto plazo (importante pero no urgente). El contacto con el nuevo proveedor puede delegarse parcialmente, y las tareas de bajo impacto se eliminan.

Este tipo de análisis, repetido semanalmente, ayuda a mantener el enfoque.

Estrategias prácticas para aplicar la priorización

1. Reunión semanal de prioridades

• Duración: 30 minutos los lunes.
• Objetivo: Revisar iniciativas, usar la matriz y puntajes, y acordar los 3 objetivos clave de la semana.
• Herramienta sugerida: Pizarra física o software como Trello/Asana.

2. Uso disciplinado del “Top 3 diario”

• Cada miembro del equipo anota las tres tareas más importantes para ese día.
• Esto reduce la dispersión y mantiene el foco.

3. Delegar con claridad

• No todo lo urgente debe hacerlo el dueño o gerente.
• Define roles claros y otorga autoridad para que otros resuelvan.

4. Revisión mensual del impacto

• Evalúa si lo que priorizaste generó resultados reales.
• Si no, ajusta los criterios y mejora el sistema.

Indicadores para medir la eficiencia de la priorización

Para saber si tu nuevo sistema funciona, mide:

• Porcentaje de tareas importantes completadas: (Tareas importantes realizadas / Tareas importantes planificadas) × 100.
• Tiempo dedicado a tareas urgentes vs. importantes: Meta inicial → 60% a importantes, 40% a urgentes.
• Cumplimiento de objetivos semanales: % de metas clave alcanzadas cada semana.
• Reducción de crisis recurrentes: Número de “apaga fuegos” mensuales antes y después de implementar la priorización.
• Satisfacción del equipo: Encuestas cortas sobre percepción de carga de trabajo y enfoque.

Conclusión

Al igual que MartyMcFly, las decisiones que tomas hoy definen el futuro de tu empresa. Si siempre eliges lo urgente sobre lo importante, seguirás atrapado en el presente sin avanzar. La clave está en combinar la claridad estratégica con herramientas simples de priorización que toda MiPyMe puede adoptar desde mañana mismo.

Recuerda: no se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas correctas en el momento correcto. Esa es la verdadera máquina del tiempo para llevar tu negocio al futuro que imaginas.