Sistematizar o no sistematizar, esa es la cuestión

En la vida de toda micro, pequeña o mediana empresa llega un momento clave: la necesidad de crecer, escalar y controlar mejor los procesos. En ese punto crítico, surge una pregunta aparentemente sencilla, pero profundamente estratégica: ¿ya es momento de sistematizar nuestros procesos? Como diría Shakespeare, “ser o no ser”, o en este caso, “sistematizar o no sistematizar”, esa es la cuestión.

Y es que, en la práctica, muchos emprendedores y dueños de MiPyMEs en México ven la automatización como una varita mágica: una solución tecnológica que resolverá todos los problemas operativos, reducirá errores y liberará tiempo. Sin embargo, lo que pocas veces se contempla es que automatizar un proceso ineficiente solo multiplica sus defectos. El viejo y sabio dicho de la informática “Trash in, trashout” aplica perfectamente: si ingresas basura al sistema, eso mismo obtendrás, pero de manera más rápida y costosa.

¿Qué significa sistematizar un proceso?

Sistematizar implica estructurar, documentar y ejecutar actividades bajo un mismo flujo lógico, apoyado (o no) por tecnología. Este paso puede involucrar herramientas como sistemas ERP, CRMs, hojas de cálculo inteligentes o incluso plataformas de automatización como Zapier, Airtable o Notion. Sin embargo, antes de pensar en la herramienta, hay que pensar en el proceso.

Reingeniería primero, tecnología después

En columnas anteriores hemos hablado de la importancia de realizar una reingeniería de procesos, es decir, repensar desde cero cómo se hacen las cosas, identificando actividades que no agregan valor, cuellos de botella, tareas duplicadas o errores recurrentes. Solo una vez optimizado el proceso, tiene sentido pensar en sistematizarlo.

La experiencia demuestra que si automatizamos procesos “como están”, es muy probable que:

• Se aceleren errores y desperdicios.
• Los colaboradores se frustren por sistemas que no resuelven sus necesidades.
• Aumente el costo de operación sin un beneficio real.
• La empresa termine pagando por software que no utiliza o entiende.

Por eso, una pregunta clave antes de cualquier automatización es: ¿nuestros procesos están funcionando de manera óptima? Si la respuesta es no, la prioridad no debe ser tecnológica, sino operativa.

Pros de sistematizar procesos

1. Eficiencia operativa: reduce tiempos, errores humanos y tareas repetitivas.
2. Control y seguimiento: permite medir, rastrear y mejorar constantemente.
3. Escalabilidad: facilita el crecimiento sin que todo dependa de una sola persona.
4. Mayor transparencia: los procesos dejan de depender del conocimiento “en la cabeza” de alguien.
5. Mejora en la toma de decisiones: la información en tiempo real permite respuestas más estratégicas.

Contras de sistematizar sin preparación

1. Altos costos iniciales: invertir en tecnología sin claridad puede ser un gasto innecesario.
2. Resistencia al cambio: si el equipo no entiende los beneficios, puede haber sabotaje o desmotivación.
3. Sobrecarga tecnológica: implementar demasiadas herramientas puede generar confusión y caos digital.
4. Dependencia del proveedor o consultor: si no hay capacidades internas para gestionar los sistemas, se depende de terceros.
5. Riesgo de automatizar errores: sin análisis previo, se perpetúan prácticas ineficientes.

¿Cómo saber si ya estamos listos para sistematizar?

Aquí algunas señales y estrategias que pueden ayudarte a identificar si tu empresa está en el momento adecuado:

• Los procesos están documentados y estandarizados. Todos saben qué hacer, cómo y cuándo.
• Tienes indicadores clave (KPIs) para medir el rendimiento del proceso.
• Hay claridad sobre lo que se busca mejorar: tiempo, calidad, costos, satisfacción del cliente.
• Existe disposición al cambio por parte del equipo.
• Tienes identificado un responsable para gestionar la herramienta o sistema.

Si no cumples con estos puntos, no te desanimes. Es más valioso preparar el terreno que implementar tecnología por impulso.

Metodologías que ayudan a sistematizar correctamente

1. ISO 9001: esta norma te ayuda a implementar un sistema de gestión de calidad, ideal para sistematizar procesos críticos con enfoque en mejora continua.
2. Ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar): base de la mejora continua. Permite probar procesos antes de estandarizarlos.
3. BPM (Business Process Management): enfoque metodológico que combina herramientas de análisis, modelado y automatización.
4. Lean Management: se enfoca en eliminar desperdicios y optimizar flujos de valor.
5. 5W2H y Diagramas de flujo: herramientas sencillas pero poderosas para documentar procesos de forma clara y práctica.

Tecnología de bajo costo para empezar

Afortunadamente, no necesitas una inversión millonaria para iniciar tu sistematización. Algunas herramientas accesibles para MiPyMEs en México son:

• Trello o Asana para flujos de trabajo.
• Google Workspace o Microsoft 365 para control documental y colaboración.
• Airtable o Notion para bases de datos operativas.
• ERP accesibles como Bind ERP, Alegra, CONTPAQi o QuickBooks.
• Automatizadores como Zapier o Make (antes Integromat).

Lo importante es que la herramienta responda a una necesidad real y no solo sea una moda tecnológica.

Conclusión

Sistematizar no es un lujo, es una necesidad estratégica. Pero la tecnología no debe ir antes que el orden, y la eficiencia no se logra con botones, sino con procesos bien diseñados. Las MiPyMEs que se toman el tiempo de revisar, mejorar y documentar sus operaciones están mejor preparadas para adoptar tecnología de forma inteligente, rentable y sostenible.

Así que, antes de invertir en ese sistema que promete ser la solución a todos tus problemas, pregúntate: ¿nuestros procesos están listos para ser sistematizados? Si no es así, empieza por lo básico: analiza, mejora, estandariza… y entonces sí, ¡automatiza!

Porque como decía Shakespeare, “la sabiduría y la paciencia son las virtudes del verdadero poder”. Sistematiza con sabiduría, no por moda. Y verás cómo tu empresa da un salto verdadero hacia el crecimiento.